你有參與過專案管理的經驗嗎？不論產品開發、系統建置，或是生活中房屋裝修、籌劃婚禮…等，這些都能被視為專案的範疇。
要如何做好專案管理呢？在《超級專案管理》一開頭就點出，專案管理的成功關鍵在於：慢慢來比較快。
為什麼這樣的理念能成為專案成功的核心？以下透過書中的數據與案例，帶你了解專案管理的成功之道。
用數據來解構專案管理成功的秘密
《超級專案管理》的作者傅以斌（Bent Flyvbjerg），被譽為「全球最頂尖的巨型專案專家」，不僅參與過多項重大專案，還蒐集大量超大型專案的成功與失敗案例進行數據分析。
殘酷現實是多數專案根本都是一團亂。不僅無法做出正確預估，執行階段也因沒有審慎評估而冒出一堆問題，導致不斷「預算超支」及「時程延誤」，甚至會帶來無法收拾的殘局。
而作者透過上千筆大型專案的案例，拆解出專案管理的底層概念。
例如規劃執行必須「慢思快行」。透過「以終為始」的了解專案目的，避免錯把目標當作手段來執行。做出「最大虛擬產品」，通過模擬與試驗來驗證計畫，提前解決問題，而非在執行中修修補補…等概念。
具有這些底層思維，能幫助我們在進行專案管理上有更好的發揮。以下就會整理書中幾個常見的失敗及成功原因，帶大家探究，作者傅以斌（Bent Flyvbjerg）在專案執行成功的秘訣。
為什麼專案計畫會失敗？
首先我們先來探討為什麼專案這麼容易落入「預算超支」及「時程延誤」失敗的慘痛結局：
在專案上盲目追求 ”Just do it!”的迷思
許多人誤以為專案成功的關鍵在於快速開始，認為只要開始執行後，所有問題就會迎刃而解。這個觀念忽略了充分計劃的重要性。而「只想要追快進行」的心態，常導致方向錯誤、資源浪費。
專案不是「出錯」，是一「開始」就錯了：雪梨歌劇院
世界知名的地標建築雪梨歌劇院，無疑是藝術與建築的典範，但在建造過程中卻問題重重。
原定 5 年完工，卻花了 14 年；最終成本也超支14倍。成為史上超支最嚴重的建築。更糟的是設計師 烏松（Jørn Utzon）的建築生涯毀於一旦。
原因就出在設計競圖上沒有太多的規劃及資料，最經典也是最困難的貝殼狀的弧形外觀，在 2D草圖上超美，但沒有人知道要用什麼材料跟工法建造，設計師烏松甚至不曾請教工程師。
而當時的州長約瑟夫·卡希爾（Joseph Cahill）希望能留下永垂的政績，所以就加速動工，沒想到動工的那年卡希爾因為癌症過世，當時沒有人知道歌劇院會蓋成什麼模樣，因爲設計圖根本就沒有定案。
聽到這邊你一定會覺得很扯，但這是許多專案的真實樣貌，因為長官的一句話，大家就都動起來，但根本不清楚要往哪個方向去。
難怪作者會在一開頭就說到，慢慢來比快的思維，若沒有想清楚，到最後的執行，只會花更多時間去補破網，但卻只會越補越破。
專案管理最怕搞不清楚「目標」是什麼
計畫本身不是目標，計畫是達成目標的手段。人們不是為了蓋摩天大樓而蓋…我們做這些事是為了達成某些事情。而你必須要掌握真正的目的。
書中有提到有一家庭在紐約翻修一間小廚房的案例，原本預計三個月就可以修建完成，沒想到卻花了一年又四個月，主要的問題就在於，翻修的過程不斷遇到新的問題，而開啟了新的目標，導致原本只要修整一個空間，導致最終修理了一整棟房。
若能在一開始就先想清楚最終的目標為何，就能省去許多來回溝通重新設計的時間跟成本。
專案管理最大問題出在錯誤「預測」
若希望專案執行能依照最初的時程、預算、資源預估相符合，那找到好的預估方式就非常重要。否則不管我們多努力，都注定落後。
若只是倚靠自己的感覺來評估，是不可靠的，因為我們在沒有經歷過的專案，會誤認為這是最特別的，但你的特別可能是別人的日常，透過外部的觀點，找出好的錨定點做參考，能大大減低預估錯誤的問題。
如何讓專案管理成功？
專案成功要訣「慢思快行」
現在很多新的專案管理工具可透過 Trello、Notion….等方式來管理我們的專案階段。但書中一在強調專案管理的重要思維，不在於用什麼工具或是軟體，而是「慢思快行」這四個字。
聽起來不是什麼大道理，但這才是讓專案成功的最大關鍵。
慢思：在規劃階段仔細評估，把可能會遇到的問題提出來做討論解決
快行：用效率的方式執行完成交付。
若把專案進行的時程想像成一敞開的窗子，當時程越拉越長，窗子越開越大，這時候就會容易遇到許多的風險，來影響專案進程。例如最不可控的天災：地震或疫情…等；人禍：政府輪替，或是新上任主管想法不同導致專案方向大轉彎。
好的專案執行者，凡事「先問為什麼」
成功專案始於清晰的方向，而不是僅關注當前的細節。若我們不知道最重要的目標為何，就很容易錯把手段當作目標。
跟雪梨歌劇院相比之下，畢爾包古根漢美術館（Bilbao Guggenheim Museum）則是建築專案成功的典範。這座位於西班牙北部小城的地標建築，從設計到完工僅耗時 4 年，且在預算內完成。它不僅迅速成為當地的文化與旅遊名片，還成功帶動了城市經濟的復甦。
只因一個小小的舉動，讓設計師 蓋瑞（Frank Owen Gehry）很清楚這棟美術館的目標及期待，讓後續的設計直攻目標前進。
就是他在會議上先問了「為什麼要蓋美術館？」了解當時政府期待的美術館的目的不只是保存作品，更主要的是希望夠過吸引觀光及旅遊人潮來振興當地的經濟。
蓋瑞因此換了設計的地點，並且建造讓人歎為觀止的偉大建築。而因畢爾包古根漢美術館的成功，蓋瑞一下子擠身全球最優秀建築師，在全球蓋起大量著名建築。
提前解決問題，設計「最大虛擬產品」
許多專案延誤的原因在於「將問題留到最後解決」。成功的專案應在早期就挖掘並解決潛在風險，避免它們在後期演變為危機。
皮克斯的動畫不論在國際獎項或是票房表現都是叫好又叫座，而其中成功的重要關鍵是「設計對大虛擬產品」，每個故事進入到細緻動畫前，會經過一連串的模擬測試階段。
導演會將將劇本、畫面、配音都做出模擬原型，就這樣一遍遍的修改測試而成。在測試階段就會發現許多問題，例如故事是否吸引人，角色情緒是否鮮明，配色…等，這些不需要等真正製作昂貴又費時的精緻動畫才發現，可以從每一次模擬中作出合適的調整。所以我們在電影院看到可能是第九或第十版的迭代了。
規模化專案項目
美國著名的建築帝國大廈，高聳入雲的建築曾經是世界第一高樓，最讓人不可思議的是，專案最終提前了5個月落成啟用，耗費比預計的 5000萬美元減少了10%。而為什麼能有如此超高效率？原因就是運用了好複製好學習的模組化設計，就像是樂高積木一樣。工人不是在蓋一座摩天大樓，而是蓋一百多層的一樓，每一層樓建築的方法相似，這讓施工的容易度提升，又能在每蓋完一層就能督唷次的學習機會，最快紀錄每週能完成四層半，在當時跌破大家的眼鏡。
想辦法模組化你的專案項目，從大項目拆解到小項目，在從小項目思考要如何用最有效率的方式複製迭代，成為偉大的作品。
讀蘇觀點：專案管理是玩一場不確定的遊戲
專案管理不僅僅是執行任務，更是在不確定中摸索的遊戲過程。
我很喜歡《超級專案管理》中拆解各式案例的過程，你會發現，在專案面前的我們都是如此的慌張跟束手無策，但作者就像一個定心丸，為我們提供了一個清晰的方向：在專案中保持「慢思快行」，即透過深思熟慮的計劃和果斷迅速的執行，確保專案在目標、進度與成本之間達成平衡。
下次當你負責一個專案時，不妨思考這三個問題：我的目標是否清晰？潛在問題是否已提前考量？是否有足夠的模擬與試驗來支持我的決策？用這些方法，你會發現，原本看似複雜的專案，實際上是可以被掌控的。
鼓勵你可以這樣開始
- 當專案或計劃開始前，先別急著執行，先問至少 3個為什麼，幫助自己了解專案的目的跟期待。
- 在預估規劃期間，多找些外部執行過的經驗，而幫助你從中學習。
- 不要追求最新最好，想辦法模組化你的專案項目，從迭代中學習優化。
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